| 浅论会计电算化环境下的内部控制 |
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3 错误的连续性和重复性带来的风险。在会计电算化环境下内部控制具有制度控制与程序控制相结合的特点。会计电算化系统许多应用程序中包含了内部控制功能,这些程序化的内部控制的有效性取决于应用程序,如果程序发生差错或不起作用,由于人们依赖性以及程序运行的重复性,使得失效控制长期未被发现,从而使系统在特定方面发生错误或违规行为的风险较大。例如,由于所有数据都源于凭证库,当凭证输入后,系统将自动进行多项业务处理。一旦输入操作不当,将会引发日记账、明细账、总账,乃至会计报表等一系列的错误。因而错误的连续性和重复性将是会计电算化环境下所面临的关键的控制问题。 4 数据的完整性和安全性带来的风险。在手工会计环境下,企业的经济业务发生均记录于纸张之上,纸张上书面数据形成会计人员所熟悉的会计证据原件,这些纸质原件的数据若被修改,则容易辨别出修改的线索和痕迹。而会计电算化环境下,原来的纸质的会计原始凭证的数据通过电子信息直接记录在磁盘或光盘上,磁性存储介质的主要特点是阅读分析直观性差,数据修改不留痕迹、忌受潮、忌磁化、忌受热和不能弯曲等,这些特点和要求对会计资料保存的完整性产生新的风险。由于互联网的开放性,过去以计算机机房为中心的“保险箱”式安全措施已不适用了,大量的会计信息通过开放的网络传递,各种计算机病毒乘虚而入,其会计资料有着被截取、篡改、泄露机密等安全风险,很难保证数据的真实性和完整性。 总之,会计电算化的特点决定了原来手工会计环境下的内部控制制度大部分将失去作用,这就需要建立与之相配套的一系列内部控制制度加以约束。 四、会计电算化下内部控制健全与完善 建立一整套会计电算化环境下的规章制度,形成良好的内控环境,应遵循以下原则Ａ 不兼容权限必须分离原则。即对电算化权限严格控制,系统操作员以外的操作人员只享有操作权限。Ｂ 相互制约原则。加强对电算化系统数据输人、处理、输出的控制。明确系统管理员、操作人员、维护人员的职责范围。Ｃ 安全、保密原则。安全主要是对软硬件,文档的安全检查保障控制。保密主要是对各种权限进行控制,设置多级保密措施。Ｄ 内部防范原则。主要是针对个别人容易出现的个人垄断现象以及对系统管理人员的监管控制问题进行防范。所有这些都是在实际工作中制定会计电算化规章制度必须加以考虑的问题。 1 要加强对系统环境的常规控制。是对电算会计中组织、制度、开发、安全等系统环境方面进行的控制。它包括组织与操作控制、开发与维护控制、硬件与应用软件控制、系统安全控制。 组织与管理控制是指通过部门的设置、人员的分工、岗位的职责制度、权限的划分等形式进行控制,其基本目标是建立恰当的组织机构和职责分工制度,以达到相互牵制、相互制约、防止或减少舞弊发生的目的。系统操作与管理控制是针对每一个上机操作会计软件而制订的,主要用来规范每一个操作人员的行为以及各自之间的权限限制,主要表现为操作权限控制和操作规程控制两个方面。 系统开发控制是为保证会计电算化系统开发过程中各项活动的合法性和有效性而设计的控制措施,它贯穿于系统规划、系统分析、系统设计、系统实施和系统运行测试与维护的各个阶段。系统维护控制指针对日常为保障系统正常运行而对系统硬软件进行的安装、修正、更新、扩展、备份等方面的工作而实施的控制。系统维护控制包括硬件维护控制和软件维护控制。 安全控制,是指采用各种方法保护会计数据和计算机程序,以防止会计数据泄密、更改或破坏而实施的一种控制制度。系统安全控制主要包括:实体安全控制、硬件安全控制、软件安全控制、网络安全控制和病毒的防范与控制等。 实行会计电算化后,用于会计电算化工作的电子计算机设备,一般都是由财务会计部门管理,硬件设备比较多的单位,财务会计部门还应单独设立计算机室。因此财务会计部门要根据会计电算化系统的特点,制定硬件和软件的有关操作、管理和维护制度。 2 加强应用控制建设,保证信息的完整准确性。应用控制是为适应会计电算化这一应用系统的特殊控制要求,保证数据处理完整、准确而建立的内部控制。一般控制是系统控制的核心和重点,是应用控制的基础。应用控制以一般控制的基本原则为依据,重点控制那些关键性操作运行功能。 应用控制可划分为输入控制、处理控制和输出控制。输入控制是应用控制的重点,输入控制除了要不断加强操作人员的责任心和提高技术水平外,常用的控制方法包括:建立科目名称与代码对照文件程序,以防止会计科目输入错误等。处理控制是指为保证数据处理正确设置的控制。处理控制的重点在于处理过程的现场控制、数据有效性检测、预留审计线索控制、错误纠正控制等。输出控制是为保证合法、正确的输出各种会计信息而进行的控制。输出控制的重点在于数据审核控制、授权输出控制和打印程序控制等。 总之,会计电算化是会计改革和会计工作现代化的发展趋势,健全和完善会计电算化环境下的内部控制制度,才能确保各单位的会计电算化工作在合法、健康、高效的轨道上运行。 参考文献: [1]万希宁 会计电算化教程[Ｍ] 华中科技大学出版社 [2]张忠民 电算化会计信息系统环境下内部控制的研究[Ｊ] 河北财会 [3]黄明亮、周斌、杨文侯 关于会计电算化的会计管理问题[Ｊ] 电算化实务 [4]许江川、李锋 会计信息化与会计电算化[Ｊ] 广西会计 [5]高锦东 会计电算化下的企业内部控制[Ｊ] 林业财务与会计 |
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