因为档案的保管要收费，许多学生都把档案带在身上。于是一些用人单位趁机不按劳动法规定签订合同，不办理录用备案，使得许多档案流落他人手，致使许多大中专毕业生工作了好几年，手里持有的依然是毕业时的毕业档案。
个体老板扣押员工档案
３月２日上午，海口市西沙路一家私营商店的老板与雇佣的员工发生争执，员工小李告诉记者说，她存放在老板那的一份档案和毕业证不见了，可是该商店老板却一口否认小李曾把档案存放在他那儿。小李说，她是前年参加工作，老板一共招了五名网吧管理员，老板在她们正式上班时提出让她们把毕业证作为抵押。那时小李刚刚从海南省一所中专学校毕业，毕业证和毕业档案都在她手里。
小李回忆说，她是比其他员工晚几天交的，当时老板正在吃饭，就让她放在桌子上，她当时也不放心，但想想其他员工也都交就没有二话了。近日，小李想要辞职，向老板讨要毕业证和档案时却发现毕业证和档案丢了。因为当初没有想到让老板开张收据，现在老板一口否认也没有证据，补办毕业证和档案是很麻烦的事，而且有可能补办不了。正等待找工作的小李陷入两难境地．．．．．．
在海口市劳动局档案保管服务大厅的王小姐告诉小李。首先，小李所在的老板没有权利扣押或是保存员工毕业证和档案的权利。人事档案的管理应按照人事管理权限，统一由党委组织部门、政府人事部门及其所属的人才流动人员服务中心等机构负责。其它机构不得承担流动人员人事档案的管理，任何人不得私自保管他人或是本人档案。
档案不宜随身携带
随着人员流动政策的逐步放开，单位和个人相互选择的余地逐步扩大，大中专毕业生的就业也多元化起来。这样，大中专毕业生人事档案的管理也就出现了许多问题。许多大中专毕业生自己携带着档案，因为没有妥善保管好档案，使自己的人事关系处于空白状态。
王小姐告诉记者，当前许多市民对人事档案保管的重要性意识非常淡薄，辞职或是辞退人员的档案，一些不包分配而且没有与用人单位签定合同的大中专毕业生的档案等流动人员的人事档案流失在外。因为人事档案没有妥善保管，相对应的社会保险和再就业、退休手续等系列问题也会出现，许多市民并没有意识到事情的严重性，等到再就业，退休手续等问题一出现就晚了。
记者从海口市人劳局了解到，目前一些不包分配或暂时找不到工作的大中专学生毕业时因为考虑到档案的保管要收取费用问题，许多学生都把档案带在身上。在许多毕业生已经找到工作，可是用人单位并没有与其签定劳动合同，或者是有些用人单位已经签定了劳动合同却没有根据《劳动力市场管理规定》的要求办理录用备案手续并为员工办理就业登记，那么这些学生即使工作了几年与没有工作没有什么区别，他携带的依然是一个毕业生档案，里面没有任何人事记录。
档案是你的人生记录
记者在档案保管处时一位张先生来咨询，张先生说他在一家国营企业单位上班已经两年了，和单位签了劳动合同，当时毕业时就把档案交到现在所在单位，由单位放到人才市场里统一保管。王小姐说，国家机关和国营企业事业单位录用、聘用流动人员必须凭管理其人事档案的党委组织部门或政府人事部门及其所属的人才流动服务机构出具的人事关系介绍信，方可正式办理录用、聘用手续，并接受其人事档案。王小姐说，张先生的人事关系没有相关的人事关系介绍信，所以张先生的人事关系和档案实际上并没有被现在所在单位接受。
３月２日，记者在劳动局看到前来办理档案托管的马光明先生，马先生１９６９年响应号召上山下乡到屯昌南吕农场落户，后来马先生回到海口市包装总厂工作。现在，马先生已经与海口市包装总厂解除了劳动合同，解除完劳动合同后，马先生就把自己的人事档案交到海口市劳动局托管起来了。马先生说，档案保管好，以后的再就业，退休也有个依据，档案是一个人这辈子政治证明，是不可大意的。
王小姐告诉记者，许多大中专毕业生都没有意识到这一点，所以这里就要求用人单位必须与聘用人员签定劳动合同，《劳动力市场管理规定》要求用人单位招用人员后，应当在录用之日起３０日内，到当地劳动保障行政部门办理录用备案手续并为员工办理就业登记。如果一些用人单位并没有办理录用备案手续，提醒大中专毕业生保存好你的劳动合同，这也是你参加工作的一个证明。