2.使用邮件合并功能

　　当我们在大批量制作请柬或者给许多客户发相同内容的信件时，需要在文档中输入收件方的名字，地址等信息，可是我已经有了一份用Excel制作的通讯录，如果再输入一遍的话，那工作量会变得很大。不过要是使用Word的邮件合并功能，那我们只需要设计一份信件或请柬，就可以自动的把我们的客户名称添加上，并制作成一个文档。您一定想知道这样的好事吧！

　　首先我们要用Excel或者Access制作一份客户通信录。如果你是用Excel制作的话，请按下图所示的格式建立，在表格的第一行的单元格里分别填上客户资料的各个项目。从第二行开始，在各单元格输入客户资料。

　　下面是我们制作好的一个请柬，现在需要做的就是填上客户的名称，本例中的客户资料是用Excel制作的。

　　打开“工具”菜单，单击“邮件合并”项。在对话窗中单击“创建”按钮，从菜单中选择“套用信函”；

　　这时Word给出提示，询问“套用信函”是应用在当前编辑的文件中还是重新建立文件，这里单击“活动窗口”。

　　接下来，单击“获取数据”按钮，选择“打开数据源”，

　　在对话窗中找到前面那个用Excel制作的客户资料文件，并打开它，然后屏幕上出现提示（右上图），单击“确定”即可。屏幕上又会出现“找不到合并域”的提示，

　　单击“编辑主文档”，立刻返回到Word的编辑状态。

　　现在可以看到在Word窗口的工具栏上添加了一个新的工具栏“邮件合并”。

　　现在将光标移动到需要插入客户资料的位置，打开“工具栏”中的“插入合并域”，在选单中列出了Excel表中的各资料项目的名称，这里就单击“公司名称”。

　　这时在光标处就出现了“《公司名称》”的域（右上图）　　[域相当于文档中可能发生变化的数据或邮件合并文档中套用信函、标签的占位符。最常用的域有PAGE域（在添加页码时插入）和DATE域（在单击“插入”菜单中的“日期和时间”命令并且选中“自动更新”复选框时插入）]　。

　　插入完数据后，单击工具栏中的“邮件合并”按钮，屏幕上出现“合并”窗口，

　　在“合并到”的栏目中显示的是“新建文档”，通常就使用默认的选项，这样可以查看操作的结果，单击“合并”按钮。Word会建立一个新文件，并为每一位客户制作了同一份请柬，每一个请柬的抬头都写上了该客户公司的名称，我们这就可以一下子把它们都打印出来！

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